Protokolle sind Dokumente, die eine offizielle Protokollierung des Geschehens ermöglichen. Protokolle werden verwendet, um das Ereignis während des Geschehens zu dokumentieren, bei Bedarf darauf zu verweisen, Informationen auf offizielle und korrekte Weise weiterzugeben und der rechtlichen Absicherung zu dienen. Die offizielle Bekanntgabe des Vorfalls erfolgt durch ein Protokoll.

Was ist eine Minute?

Unter Protokollführung versteht man den Vorgang, den Inhalt einer Veranstaltung, eines Meetings, eines Transaktionsvorgangs oder eines Gesprächs genau so offiziell festzuhalten, wie er ist. Protokolle werden geführt, um in rechtlichen Verfahren Schutz zu bieten, den Vorfall offiziell zu dokumentieren, ihn in rechtlichen Verfahren als offizielles Dokument zu kennzeichnen und den Sachverhalt zutreffend wiederzugeben.

Von amtlichen Institutionen erstellte Protokolle können von der Polizei, dem Notar, dem Gericht, Unternehmen, Behörden oder offiziellen Institutionen unterzeichnet werden.

Wie führt man ein Protokoll?

Da es sich bei Protokollen um offizielle Dokumente handelt, sind bei der Erstellung bestimmte Regeln zu beachten. Bei der Protokollführung können sich Änderungen und abweichende Angaben zu Art und Ort des zu protokollierenden Ereignisses ergeben. Als Beispiel für die Führung eines Protokolls können Sie folgende Bedingungen heranziehen:

Bevor Sie mit dem Inhalt des Protokolls beginnen, müssen Sie den Titel gemäß den Regeln schreiben. Wenn für den Vorfall, der Gegenstand der Meldung ist, keine besondere Situation vorliegt, sollte der Titel in der Mitte der Seite und in Großbuchstaben als „PROTOKOLL“ geschrieben werden.
Nach Angabe der Art des im Bericht beschriebenen Vorfalls sind detaillierte Angaben zum Vorfall zu machen. Neben detaillierten Informationen zum Vorfall sollte auch die Art und Weise, wie die Informationen über den Vorfall erlangt wurden, in den Bericht aufgenommen werden.
Informationen wie der Ort des Vorfalls, Datum und Uhrzeit sowie die Art des Vorfalls sollten ebenfalls klar angegeben werden.
Liegen Hinweise vor, die als Beweis für das im Bericht erwähnte Ereignis gelten können, sind diese ebenfalls dem Bericht beizufügen. Auch Informationen darüber, wie die Beweise erlangt wurden, sollten in den Bericht aufgenommen werden.
Wenn das Protokoll mehr als eine Seite umfasst, sollte die Rückseite der Seiten leer gelassen und die neuen Seiten nummeriert werden.
Außerdem sind handschriftliche Unterschriften der Personen erforderlich, deren Angaben im Protokoll enthalten sind. Protokolle ohne Unterschrift haben keine Gültigkeit.

Dinge, die Sie bei der Erstellung des Protokolls beachten sollten

Da es sich bei Protokollen um offizielle Dokumente handelt, müssen bei der Protokollerstellung bestimmte Vorlagen und Regeln beachtet werden. Wichtige Punkte bei der Protokollerstellung sind folgende:

Es sollte auf Papier im Format A4 oder A5 erstellt werden.
Der Titel des Protokolls ist in Großbuchstaben in der Mitte der Seite anzugeben.
Das Datum und die Uhrzeit des Vorfalls sowie Einzelheiten darüber, wie es zu dem Vorfall kam und wie man von dem Vorfall erfahren hat, sollten im Detail enthalten sein.
Der Bericht muss auch Beweise für den Vorfall enthalten.
Außerdem müssen die Identitätsdaten der im Protokoll genannten Personen enthalten sein.
Am Ende des Protokolls sollten Datum und Uhrzeit der Protokollführung sowie die Unterschriften der genannten Personen angegeben werden, damit das Ende klar erkennbar ist.

Wozu dienen Minuten?

Protokolle werden geführt, da es sich um offizielle Dokumente in Fällen handelt, in denen der Vorfall gemeldet werden muss. Protokolle dienen der Rechts- und Rechtsabsicherung der eingetretenen Ereignisse, als Referenz für die Führungssituation des Unternehmens und der Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehungen. Damit das Protokoll als offizielles Dokument präsentiert wird und für den Vorfall nützlich ist, muss es mit echten Informationen und Sorgfalt erstellt werden. Protokolle können als offizielle Dokumente für verschiedene Anlässe und Zwecke verwendet werden. Die Vorteile der Protokollführung können wir wie folgt auflisten:

Sie leisten Rechtsschutz, indem sie Protokolle von Gerichten, Notaren, Ämtern oder öffentlichen Institutionen als Beweismittel in Gerichtsverfahren nutzen.
In Fällen, in denen Sanktionen oder ein Strafverfahren erforderlich sind, werden die Protokolle den Gerichten als offizielle Dokumente über den Vorgang des Vorfalls vorgelegt.
In Wirtschaftsinstitutionen können Protokolle geführt werden, um Einzelheiten über den Inhalt von Besprechungen und Diskussionen festzuhalten. Dieses Protokoll kann bei zukünftigen Entscheidungen verwendet werden.
Zum Schutz des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers bei rechtlichen Verfahren zu betrieblichen Ereignissen können am Arbeitsplatz geführte Protokolle geführt werden.

Wie führt man je nach Situation ein Protokoll?

In Fällen, in denen der Vorfall protokolliert werden muss, kann ein Protokoll geführt werden, allerdings in unterschiedlichen Bereichen. Über das Geschäftsleben, den Bildungs- und Gesundheitszustand sowie über Gerichts- oder Strafverfahren können Protokolle geführt werden. Bei problematischen Situationen bei Krankenhausuntersuchungen und -behandlungen kann ein Bericht über den Gesundheitszustand, ein Bericht über Strafen wie Disziplin im Bildungsleben, ein Bericht über Probleme in militärischen Bereichen oder einen Unfall am Arbeitsplatz erstellt werden.

Wie führt man einen Verkehrsunfallbericht?

Ein Verkehrsunfallbericht mit Sachschaden kann nach folgenden Regeln erstellt werden:

Das Protokoll ist nur von den Unfallbeteiligten in zweifacher Ausfertigung auszufüllen. Wenn Sie in einen Unfall verwickelt sind, ist das Ausfüllen des Berichts obligatorisch, auch wenn Sie keinen Führerschein besitzen.
Auch wenn es sich bei dem für das Protokoll ausgefüllten Formular um eine Fotokopie handelt, müssen die Unterschriften der Parteien im Protokoll vorhanden sein.
Die Angaben im Formular müssen unvollständig ausgefüllt werden und die Unfallursache muss klar angegeben werden.
Da die Meldung ungültig wird, wenn das Unternehmen und die Police nicht identifiziert werden können, müssen die Versicherungsgesellschaften und Verkehrspolice-Nummern der Parteien vollständig und korrekt angegeben werden.
Die Meldung muss innerhalb von fünf Werktagen bei der Versicherung eingereicht werden.

Wie werden Militärberichte aufbewahrt?

Im militärischen Bereich haben die Protokolle meist eine feste Vorlage. Wenn sich der Bericht beispielsweise auf einen Disziplinarvorfall bezieht, wird im oberen mittleren Teil der Berichtsseite der Titel „BERICHT ZUR UNDISZIPLINÄREN FESTSTELLUNG“ geschrieben. In die Meldung werden nach Angabe des Datums, der genauen Uhrzeit und des genauen Ortes des Vorfalls Informationen über den Vorfall und die im Vorfall genannten Namen aufgenommen. Nachdem am Ende das Datum der Protokollführung angegeben ist, wird das Protokoll mit der nassen Unterschrift der im Protokoll genannten Personen und des Protokollführers abgeschlossen.

Wie werden Schülerberichte aufbewahrt?

Wie in anderen Protokollen werden nach dem Titel des Berichts in Großbuchstaben Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsdetails und in der Veranstaltung erwähnte Namen angegeben. Nachdem am Ende das Datum des Protokolls hinzugefügt wurde, wird das Protokoll mit den nassen Unterschriften des Schülers, des Lehrers, des stellvertretenden Schulleiters und des Schulleiters fertiggestellt.