Planen Sie einen Messeauftritt im Ausland?

Planen Sie einen Messeauftritt im Ausland? – Auf diese Punkte sollten Sie achten! Wenn eine Messe in Amerika schon ein logistisches Meisterwerk ist, je nach Größe, bei der Planung Ihres Messestandes Darauf sollten Sie viel mehr achten. Neben bekannten Hindernissen, die es zu überwinden gilt, kann es im Ausland besondere Vorschriften oder Gesetze geben, die Sie und Ihr Unternehmen einhalten müssen. Lange Versandwege und der Versand per Schiff oder Luftfracht müssen genau aufeinander abgestimmt werden. Es ist sehr wichtig, dass Sie auf Zollformalitäten, Versandzeiten und Versandkosten achten! Messebau im Ausland kann für Sie und Ihre Abteilung einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Wenn Sie jedoch ein paar Grundregeln für den Messebau im Ausland beachten und bereits bei der Planung auf den Ablauf und die Abwicklung achten, steht einem erfolgreichen Auftritt Ihres Unternehmens im Ausland nichts mehr im Wege!

Planung ist alles!

Selbst die Teilnahme an einer Messe in Amerika erfordert viel Planung. Es gibt jedoch einige Überlegungen, ob Sie als Aussteller teilnehmen können und inwieweit Sie Ihren Auslandsauftritt erfolgreich buchen können.

• Erwägen Sie rechtzeitige Flug- und Hotelreservierungen.
• Muss ich für den Messebesuch ein Visum beantragen?
• Sind Impfungen notwendig?
• Gibt es eine Zugangsbeschränkung in Corona-Tagen?
• Sind vorhandene Prüfzeugnisse erforderlich?
• Wann müssen Sie das Material und die Produkte spätestens versenden?
• Wie deklariere ich die versendete Ware beim Zoll?
• Wo erhalten Sie die benötigten Versandpapiere?
• Welche kulturellen Unterschiede sollten Sie beachten?

Flüge, Hotels und Transport im Voraus buchen

Sie kennen das aus Erfahrung: Während einer großen Messe sind alle Hotels in der Umgebung ausgebucht. Außerdem steigen die Übernachtungspreise auf Messen deutlich an. Darüber hinaus gibt es häufige Preisänderungen für Flüge und Transport vom Flughafen zum Hotel. Beginnen Sie deshalb schon früh mit der organisatorischen Planung Ihrer Messeteilnahme im Ausland. Flüge sind oft nicht günstiger und Hotels wollen die Messe nutzen. Beachten Sie auch, dass mögliche Sprachbarrieren die Anreise vom Flughafen zum Hotel und von dort zur Messe erheblich erschweren können. Bei einer mehrtägigen Messe mit Anschluss an ein messefernes Hotel lohnt es sich, die Preise von Bus, Taxi oder Individualverkehr zu vergleichen.

Welche Visa benötige ich für den Messebesuch im Ausland?

Ob und welches Visum erforderlich ist, hängt davon ab, in welchem ​​Teil der Welt Sie eine Messe besuchen möchten. Als Bürger der Europäischen Union genießen Sie Freizügigkeit auf EU-Boden. Für Kurzaufenthalte am Messestandort ist kein Visum erforderlich. Die wichtigsten Länder, in denen Sie ein Visum bei der Ankunft benötigen, sind China, die Türkei, Russland, Indien und Pakistan. Außerdem müssen Sie in fast allen Ländern Afrikas und Asiens sowie in einigen Ländern Südamerikas während Ihres Aufenthalts ein Visum beantragen.

Berücksichtigen Sie hohe Versandkosten und lange Versandwege

Die Größe des geplanten Messestandes und je nach Branche benötigen Sie mehrere Container, um alle Vorräte und Exponate zu versenden. Der Versand per Luftfracht ist deutlich teurer als der Versand per Schiff, Bahn oder Lkw. Der Transport erfolgt in der Regel innerhalb eines Tages, erfordert aber Lieferzeit und freie Kapazitäten beim Logistikunternehmen. Dies zeigt einmal mehr, dass eine frühzeitige Planung ein erhebliches Potenzial zur Kosteneinsparung bietet. Der Versand auf dem Seeweg dauert länger, ist aber viel billiger. Bei der Berechnung der Lieferzeit sollten Sie immer lange Vorlaufzeiten berücksichtigen. Reedereien und Logistikunternehmen haben begrenzte Kapazitäten. Dass ein Containerschiff jeden Tag den Hamburger Hafen verlässt, ist undenkbar, weltweit!

Wie werden Materialien und Produkte beim Zoll deklariert?

Nur für die vorübergehende Verwendung von Waren im Ausland dient das Carnet ATA als vorübergehende Genehmigung für die Ausfuhr oder Einfuhr von Verbrauchsgütern. Dieses von 77 Ländern anerkannte Zolldokument erleichtert die Arbeit der Teilnehmer am Aufbau internationaler Messen. In Deutschland werden diese Urkunden von den zuständigen Industrie- und Handelskammern ausgestellt. Ausschlaggebend für die Erstellung einer befristeten Erlaubnis sind der Verwendungszweck – in Ihrem Fall eine Messe im Ausland – und die Glaubwürdigkeit Ihrer Angaben. Ein Carnet ATA beschleunigt die Ein- und Ausfuhr und vermeidet größere Probleme bei der Zollabfertigung. Ob das Land, in das Sie reisen, Teil dieses Abkommens ist, erfahren Sie bei den Zollbehörden oder Ihrer Industrie- und Handelskammer.

Was sind kulturelle Unterschiede und wie bereitet man sich am besten darauf vor?

Andere Länder andere Etikette. Sie sind Gast und müssen die Gesetze, Vorschriften und Gepflogenheiten des Landes, das Sie besuchen, einhalten. Schließlich möchten Sie sich und Ihr Unternehmen optimal präsentieren. Dazu gehört der anständige Umgang mit kulturellen Unterschieden. Dank Internet und fortschreitender Globalisierung finden Sie für jedes Land der Welt hilfreiche Tipps, die weit über die klassischen Tipps und Tricks von Reiseführern hinausgehen.

Tipp: In einem Sprachkurs lernen sie meist nicht nur die jeweilige Sprache und können sich vor Ort besser verständigen. Normalerweise beinhaltet ein Sprachkurs bei einem seriösen Anbieter immer ein Modul, das die kulturellen Aspekte eines Landes oder einer Region abdeckt.

Denken Sie an die kleinen Dinge!

Je größer und motivierter Ihr Team ist, desto mehr Menschen werden mit Ihnen mitdenken. Es ist wichtig, sich nicht nur auf die Mitarbeiter der Marketingabteilung zu verlassen. Beziehen Sie unbedingt alle Beteiligten in die Planung mit ein! Bauen Sie Teams auf, die mit Ihrer Expertise punkten können. Während sich die Logistiker in Ihrem Unternehmen um Versand und Zoll kümmern, denken Elektriker und Messebauer über Dinge wie Adapter und Netzteile nach, um die unterschiedlichen Spannungen der Stromnetze auszugleichen. Checklisten helfen sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Denn ein per Express verschicktes Paket kostet Sie in den eigenen Grenzen vielleicht nicht viel, kostet Sie aber im internationalen Versand um die halbe Welt viel Zeit und Geld.

Fazit zu Messeauftritten im Ausland

Wie Sie unschwer erkennen können, ist Planung alles. Dies gilt insbesondere für den Messebesuch im Ausland. Lange Transportwege und hohe Transportkosten sowie interkulturelle Unterschiede verlangen viel Aufmerksamkeit von Ihnen und Ihrem Team. Internationale Fachmessen sind jedoch eine tolle Gelegenheit, neue Märkte zu erschließen, sich der Weltöffentlichkeit vorzustellen und neue Handelspartner zu gewinnen.

Messeservices aus einer Hand Das Unternehmen bietet sowohl mit seinem Büro in Istanbul als auch mit seinem Büro in Las Vegas Dienstleistungen für Unternehmen an, die an Messen in den USA teilnehmen werden.